08.02.2016

Muuton ja muutosten vuosi 2015

Muutto on yksi eniten ihmistä kuormittavista tapahtumista, onpa sitten kyseessä kodinvaihto tai työpaikan muutto. Me muutimme viime marraskuussa Kampin Autotalokortteliin Lastenkodinkujalta, jossa toimistomme sijaitsi 70-luvun lopulta saakka.

Lastenkodinkujan toimistomme oli perinteinen toimitila, jossa jokaisella oli oma työhuoneensa. Huoneet olivat pitkien käytävien varrella kahdessa kerroksessa. Tila sopi huonosti tarpeisiimme ja nykyiseen tapaamme tehdä työtämme. Lähdimmekin syksyllä 2014 suunnittelemaan toimitilojen vaihtoa.

Tavoitteeksi asetimme

  • sisäisen yhteistyön vahvistumisen,
  • uudenlaiset tavat tehdä työtä sekä
  • tilankäytön tehostamisen.

Mitään näistä emme halunneet tehdä henkilöstömme työhyvinvointia vaarantamalla.

Työhuoneista monitoimitilaan

Otimme alusta alkaen mukaan ulkopuolisen toimijan, jonka kanssa lähdimme luomaan kokonaan uutta työympäristökonseptia sekä hakemaan uusia tiloja. Aika nopeasti meille hankkeen ohjausryhmässä olleille selkeni, että tavoitteenamme on monitoimitila, jossa luovumme omista työhuoneista. Hetken aikaa pohdimme avotilaa, jossa on nimetyt työpisteet, mutta pian luovuimme niistäkin. Halusimme työympäristön, jossa tila ohjaa ja antaa mahdollisuuden erilaisten töiden tekemiseen.

Viestimme myös heti hankkeen alussa henkilöstölle tulevasta muutosta ja sen mukanaan tuomista muutoksista. Avasimme mm. ”huolipuun”, jonka oksille jokainen sai käydä nimettömänä purkamassa mietteitänsä. Mitä uusilta tiloilta odotettiin, mikä muutossa huolestutti ja mikä ehkä pelottikin.

Henkilöstön työhyvinvoinnista ei tingitä.

Odotetusti suurinta tuskaa tuotti ajatus omasta työhuoneesta luopumisesta ja pelko työrauhan menettämisestä. Pohdintaa aiheutti myös se, mitä tapahtuu omaan työhuoneeseen vuosien tai jopa vuosikymmenten mittaan kertyneille mapeille ja paperipinoille.

Puun satoa kävimme yhdessä läpi ja kerroimme miten huoliin vastataan. Kaikkiin esitettyihin toiveisiin emme vastanneet odotusten ja toiveiden mukaisesti, mutta tehtyjä päätöksiä pyrimme selvittämään ja perustelemaan rehellisesti ja avoimesti.

Ulkopuolisen yhteistyökumppanimme kanssa järjestimme koko henkilöstön työpajoja, joissa selvitimme, minkälaista työtä teemme. Kuinka paljon olemme toimistossa ja miten paljon teemme työtä toimiston ja oman työpöytämme ulkopuolella. Tällä halusimme saada selville todellisen tila- ja työpistetarpeemme.

Teimme myös tutustumiskäyntejä muutamaan monitoimi- ja avotoimistoon. Vierailuilla saimme arvokkaita vinkkejä, mitä haluamme meillekin uusiin tiloihimme. Mutta näimme myös ratkaisuja, jotka eivät tuntuneet omilta ja meille sopivilta.

Ergonomia alusti asti mukana

Uusien tilojen etsintä päättyi kevättalvella, jolloin löysimme etsimämme. Ja kun hallitus huhtikuussa valtuutti toimitusjohtajamme allekirjoittamaan vuokrasopimuksen, saattoi tilojen suunnittelu alkaa.

Suunnittelua teimme ulkopuolisen kumppanimme kanssa. Ergonomia-asioissa konsultoimme työfysioterapeuttiamme ja henkilöstömme pidimme ajan tasalla kertomalla hankkeen etenemisestä joka viikkoisissa toimistopalavereissamme.

Kesän korvalla muuton ajankohdaksi vahvistui marraskuun alku. Päätimme heti, että muuttoon valmistautuminen ja itse muutto ei saa häiritä eikä keskeyttää työntekoa tarpeettomasti. Muutolla kuormitetaan ainoastaan niitä kolmea henkilöä, joiden vastuulla se on.

Sen verran jokaisen tuli kuitenkin muuttoa valmistella, että pakkasi mukaan lähtevän vajaan muuttolaatikollisen omaisuuttaan, mikä uusissa tiloissa meni henkilökohtaiseen lokeroon. Myös työhuoneessa olevat kansiot ja paperipinot tuli käydä läpi ja lajitella kolmeen kasaan: tuhottaviin, ulkopuoliseen arkistoon siirrettäviin sekä uusiin tiloihin mukaan otettaviin. Tästä kaikesta suoriuduimme vajaassa viikossa.

Uudet tavat työn tekemiseen

Marraskuun toisen viikon maanantai oli sitten se päivä, jolloin aloitimme työt uusissa tiloissamme. Aamuyhdeksään mennessä kaikki olivat saaneet uudet avaimet. Oman muuttolaatikon purkamiseen meni vajaa tunti. Kymmeneltä toimistostamme kuului tasainen näppäimistöjen naputus. Työt jatkuivat aivan kuin niitä olisi aina tehty näissä tiloissa.

Kuinka korkeaksi stressipisteemme sitten tästä muutosta nousivat? Henkilöstöltä tulleen palautteen mukaan ei juuri lainkaan. Työt eivät häiriintyneet eivätkä keskeytyneet, ja muuton huomasi lähinnä siitä, että töihin tultiin uuteen osoitteeseen. Viikon kuluttua muutosta kukaan ei olisi halunnut palata vanhaan toimistoomme.

Se, miten onnistumme asetettujen tavoitteidemme kanssa, selviää ajan kuluessa. Tilankäyttö on tehostunut ja yhteistyö helpottunut. Suurin haaste on oppia uudenlaiset työn tekemisen tavat. Henkilöstön työhyvinvoinnin tilasta saamme tietoa syksyllä tehtävällä työilmapiirikyselyllä.

Kommentit(0)

Lisää kommentti

Nimi:  
Kommentti:  
Varmistus: Paljonko on seitsemän miinus seitsemän?

Vastaus:  

Tällä kysymyksellä pyritään estämään lomakkeen automatisoitu käyttö.
Kommentti ilmestyy sivulle vasta hyväksynnän jälkeen.
Kommentin lähettäminen edellyttää selaimen evästeiden sallimisen. Evästeet voi sallia selaimen asetuksista.