Inkomstregistret kräver förberedelser

11.10.2018

Inkomstregistret tas i bruk från och med 2019. Det lönar sig för företagen att börja förbereda sig för det. Löneadministrationssystemen måste uppdateras och omarbetas.

Det nationella inkomstregistret införs 1.1.2019. Efter det behöver företagen inte längre anmäla löneuppgifterna till flera olika myndigheter. Uppgifterna lämnas centraliserat till inkomstregistret, varifrån de förmedlas vidare till olika myndigheter.

Ett år senare, år 2020, ska också uppgifterna om pensioner och andra förmåner lämnas till inkomstregistret.

Arbetsgivarna ska lämna uppgifter om utbetalda löner till inkomstregistret inom fem dagar från lönedagen. Uppgifterna ska lämnas i en snabbare takt än idag, men de fördelas jämnare över året.

Enklare anmälningsförfarande vid lönebetalning

– Anmälan till inkomstregistret ersätter bl.a. de månads- och årsanmälningar som nu görs till Skatteförvaltningen, arbetspensionsanstalterna och Arbetslöshetsförsäkringsfonden, påpekar utvecklingschef Tarja Keveri från Pensionsskyddscentralen.

År 2019 får Skatteförvaltningen, Folkpensionsanstalten, arbetspensionsförsäkrarna och Arbetslöshetsförsäkringsfonden de löneuppgifter som arbetsgivarna lämnat direkt från inkomstregistret. Med registret upphör anmälan av samma löneuppgifter till flera olika aktörer i olika format och efter olika tidsplaner, vilket innebär att anmälningsskyldigheterna i anslutning till lönebetalningen blir enklare.

Keveri lyfter fram ännu en fördel: när löneuppgifterna är ajour, motsvarar exempelvis också arbetspensionsavgifterna med en gång bättre de verkliga löner som arbetsgivarna betalat ut.

Inkomstuppgifterna direkt till myndigheterna

Inkomstregistret ersätter också de löneutredningar och -intyg som begärs av arbetsgivare och privatpersoner. Också det bidrar i någon mån till att minska det administrativa arbetet i företagen.

Ur den enskilda individens synvinkel underlättar inkomstregistret kontakterna med myndigheterna.

– År 2019 behöver inkomstuppgifterna inte längre lämnas in t.ex. tillsammans med ansökan om en förmån. När en myndighet tar emot ansökan för handläggning, får myndigheten inkomstuppgifterna direkt från inkomstregistret enligt den information som myndigheten har rätt att få, berättar Terhi Holmström, projektdirektör för Nationella inkomstregisterprojektet

Inkomsttagarna kan också bättre än tidigare ta del av sina egna inkomstuppgifter i inkomstregistret och snabbt anmäla exempelvis brister till arbetsgivaren. Var och en ser endast sina egna uppgifter i inkomstregistret och myndigheterna ser endast de uppgifter som de har rätt till och som de behöver i sin verksamhet.

2020 anmäls också pensioner och förmåner till registret

Från och med 2020 lämnas också uppgifterna om pensioner och förmåner till inkomstregistret. Då börjar bl.a. arbetspensionsförsäkrarna, skadeförsäkringsbolagen och Folkpensionsanstalten anmäla de förmåner och pensioner som de betalat ut till inkomstregistret.

Samtidigt utvidgas inkomstregistrets användarkrets betydligt.

Automatisk dataöverföring rekommenderas

Inkomstregisterprojektet rekommenderar automatisk dataöverföring.

– Det är bäst att lämna löneuppgifterna till inkomstregistret via ett tekniskt gränssnitt, dvs. via en elektronisk anslutning mellan lönesystemet och inkomstregistret. Då kan uppgifterna förmedlas tillförlitligt och automatiskt mellan de två systemen. Mängden manuella arbetsskeden minskar, säger Terhi Holmström.

Med tanke på små företag införs i inkomstregistret ett användargränssnitt, genom vilket man kan mata in uppgifter. Det är också möjligt att ladda upp löneuppgifter i filformat i inkomstregistret.

Däremot tas uppgifter emot på papper endast i undantagsfall. Det är inte heller möjligt att lämna in uppgifter till inkomstregistret via telefon.

Ändringar i systemen under 2018

År 2018 är viktigt för företagen. Inkomstregistret kräver ändringar i företagens lönesystem och de ska göras inom loppet av år 2018.

– Det lönar sig att med den egna systemleverantören säkerställa att de uppdateringar som behövs för inkomstregistret görs i det nuvarande lönesystemet. Dessutom finns det skäl att försäkra sig om publiceringstidpunkten för och innehållet i uppdateringen. Det gäller framför allt företag som själva sköter löneräkningen och anmälan av löneuppgifter samt revisionsbyråer och andra utlokaliseringspartner som sköter företagens löneadministration, betonar Holmström.

– Årsskiftet 2018–2019 kommer att vara en liten utmaning med tanke på anmälningarna, uppskattar Tarja Keveri.

– 2018 års löner anmäls på nuvarande sätt, likaså korrigeringar av sådana inkomstuppgifter som hänför sig till tiden före 2019. Uppgifterna för de löner som betalas på 2019 års sida ska emellertid lämnas till inkomstregistret.

Vilka uppgifter ska lämnas till inkomstregistret?

Vad ska då anmälas till inkomstregistret? Obligatoriska uppgifter är sådana uppgifter som direkt hänför sig till lönebetalningen och som nuförtiden lämnas in i samband med års- och månadsanmälan till Skatteförvaltningen, arbetspensionsanstalterna, Arbetslöshetsförsäkringsfonden och arbetsolycksfallsförsäkrarna.

Frivilliga eller s.k. kompletterande uppgifter i inkomstregistret är sådana uppgifter som i dag ges på begäran. Dessa uppgifter behövs bl.a. för beslut om förmåner, fastställande av kundavgifter och handläggning av ersättningsärenden.

– Det rekommenderas att arbetsgivaren lämnar så heltäckande uppgifter som möjligt i samband med lönebetalningen. Då minskar behovet av eventuellt utredningsarbete i efterskott. När arbetsgivaren ger de kompletterande uppgifterna på en gång i samband med att lönen betalas ut, minskar de retroaktiva och manuella utredningarna, förklarar Terhi Holmström.

Inkomstregistrets användare har inte rätt att av arbetsgivarna begära sådana uppgifter som de lämnat in till inkomstregistret.

Ytterligare information och anvisningar på inkomstregistrets webbplats

Vad innebär inkomstregistret

För arbetsgivaren:

  • Från och med 1.1.2019 lämnas löneuppgifterna in centraliserat till ett ställe, i en form.
  • Årsanmälan görs inte längre till Skatteförvaltningen, arbetspensionsförsäkrarna, Arbetslöshetsförsäkringsfonden, arbetsolycksfallsförsäkrarna.
  • Anmälan kan automatiseras – och det lönar sig, om det bara är möjligt. Uppgifterna ska lämnas inom fem dagar från löneutbetalningsdagen. Skyldigheten att lämna uppgifter gäller alla löner som betalats ut till löntagare.
  • Inom loppet av 2018 ska arbetsgivaren försäkra sig om att det egna lönesystemet är kompatibelt med inkomstregistret.
  • Arbetsgivaren ska åtminstone lämna in de obligatoriska uppgifterna som hänför sig till lönebetalningen.
  • Det rekommenderas att arbetsgivaren också lämnar in mer omfattande uppgifter. Det minskar eventuellt utredningsarbete som ska göras i efterskott.
  • De som använder uppgifterna i inkomstregistret får inte separat be arbetsgivarna om uppgifter som finns i registret.

För den enskilda individen:

  • Det blir enklare att sköta ärenden med myndigheterna: löneuppgifter behöver inte längre lämnas in till de myndigheter som använder inkomstregistret.
  • Möjligt att följa upp sina egna, aktuella inkomstuppgifter, eventuella brister i uppgifterna uppdagas snabbt.
  • Från och med 2020 anmäls också pensioner och förmåner till registret: inkomstuppgifterna fås nästan i realtid via en och samma tjänst.
  • Var och en ser endast sina egna uppgifter och de aktörer som använder inkomstregistret får endast tillgång till de uppgifter som de har rätt till.

Text: Riitta Gullman