Ainutlaatuinen tietojärjestelmä vaatii räätälöintiä

16.06.2015

Työeläkevakuuttajat käyttivät tietotekniikkaan viime vuonna yhteensä noin 245 miljoonaa euroa. It-kulut pienenivät edellisvuodesta noin 14 miljoonaa euroa. Tiedot käyvät ilmi kokoamastamme selvityksestä, joka tehtiin nyt kolmatta kertaa.

- Kokonaiskustannukset ovat laskeneet edellisvuodesta, vaikka samaan aikaan monella toimijalla on ollut käynnissä keskeisten tietojärjestelmien, muun muassa korvaus- ja asiakkuusjärjestelmien kehityshankkeita. Taustalla vaikuttaa ylläpito- ja tuotantokustannusten pieneneminen sekä lakimuutosten aiheuttamien muutostarpeiden väheneminen, sanoo kehityspäällikkömme Mikael Kulikoff.

Reilu puolet (53,5 %) kuluista aiheutui tietojärjestelmien ylläpidosta ja tuotannon hoidosta, yli kolmannes (39,4 %) kehittämisestä ja investoinneista. Loppuosa oli lakimuutoksista aiheutuneista muutostöistä.

Yhden luukun palvelun takana järeä järjestelmä

Kaikessa työeläkevakuuttajien toiminnassa tietojärjestelmillä on keskeinen rooli.
- Työeläkealan tietojärjestelmillä tulee olla korkeat toimintavaatimukset tietojen säilymisen, oikeellisuuden, saatavuuden ja kriisivalmiuden osalta, Mikael Kulikoff sanoo.

Työeläkejärjestelmän prosessit ovat pitkälti automatisoituja. Tämä on välttämätöntä, sillä työeläkejärjestelmä sisältää suuren määrän tietoa, kuten kaikkien Suomessa töitä tekevien nykyisistä ja entisistä työsuhteista, ansaitusta palkoista ja eläkkeistä. Näitä tietoja tarvitaan muun muassa eläkkeiden laskemiseen eläkepäätöksiä varten, eläkkeiden maksamiseen ja eläkevakuuttajien vastuiden laskemiseen. Esimerkiksi viime vuoden lopussa vakuutettuja oli noin 2,6 miljoonaa ja työeläkkeensaajia noin 1,4 miljoonaa. Vuoden 2014 aikana tehtiin noin 144 000 eläkepäätöstä.

Tietojärjestelmäkuluihin vaikuttaa myös se, että työeläkejärjestelmä tarjoaa vakuutetuille kattavaa palvelua. Viimeisen laitoksen periaatteen mukaan työeläkettä haetaan ja sitä maksaa vakuutetun viimeisin työeläkevakuuttaja. Vakuutetun ei itse tarvitse hakea eläkettä kaikilta niiltä vakuuttajilta, jotka ovat hänen työuransa varrella huolehtineet hänen vakuuttamisestaan.

Tällaista palvelua varten kaikkien työeläkevakuuttajien tietojärjestelmät on tiukasti integroitu keskenään, jotta eläkepäätöksille saadaan kaikki tarvittavat tiedot. Nykyvaatimusten mukaisesti tietojenvaihdon pitää lisäksi toimia mahdollisimman reaaliaikaisesti.

- Yhteensopivuus on edellytys sille, että järjestelmä on vakuutetulle ja eläkkeensaajalle mahdollisimman helppo. Palvelun saa yhdeltä luukulta ja koko työhistoriansa tiedot yhdestä paikasta, Mikael Kulikoff toteaa.

Ainutlaatuinen järjestelmä

Työeläkealan tietoja välitetään myös paljon alan ulkopuolelle. Tietoja hyödynnetään muun muassa Kelassa ja monien etuuksien myöntämisessä sekä ulosotossa. Lisäksi EU-lainsäädännöstä tulee vaatimuksia tietojenvaihdolle muiden jäsenmaiden kanssa.

Suomalainen eläkevakuutus on järjestetty eurooppalaisessa vertailussa varsin kustannustehokkaasti. Monissa Euroopan maissa yhden luukun periaate ei ole mahdollinen.

Toiminnoittain tarkasteltuna suurin osa (reilut 56 %) kustannuksista aiheutui viime vuonna työsuhdetietojen keräämiseen, vakuutusmaksujen laskentaan sekä eläkkeiden hakemiseen, myöntämiseen ja maksamiseen liittyvistä menoista. Noin 29 % kuluista syntyi infrastruktuurista eli laitteista, tietoliikenteestä ja käyttöpalveluista. It-kuluista 6 % liittyi sijoitustoimintaan ja 8 % hallintoon ja muuhun toimintaan.

Mistä kustannukset syntyvät?

Suhteellisesti suurimmat kustannukset syntyvät tietojärjestelmien ylläpidosta ja kehityksestä.
Mikael Kulikoff kertookin, että suomalaista työeläkelainsäädäntöä tukevaa valmisohjelmistoa ei ole tarjolla, joten järjestelmä on kehitetty räätälöityjen ohjelmistojen varaan.

Tietojärjestelmissä pitää aina huomioida kaikki vuosikymmenten aikana tehdyt muutokset työeläkelainsäädännössä. Lainsäädännölle on tyypillistä, että mitkään muutokset eivät ole takautuvia.
- Siksi nykyisin tehtävissä eläkeratkaisuissa ja laskennoissa sovelletaan sitä eläkelainsäädäntöä, joka oli voimassa kulloisenkin tapauksen sattumishetkellä, Kulikoff toteaa.

Kaikki vanha ja uusi lainsäädäntö pitää saada ohjelmoitua mukaan tietojärjestelmiin. Vuosien saatossa kerääntyvä lainsäädäntö johtaa tietojärjestelmien jatkuvaan kasvuun ja monimutkaistumiseen, mikä puolestaan kasvattaa ylläpito- ja kehityskustannuksia.

Eläkeuudistuksen vaikutus

Selvityksemme tuloksista näkyy, että IT-kulut laskivat nyt toista vuotta peräkkäin. Vuonna 2017 voimaan tuleva eläkeuudistus tulee kuitenkin vaikuttamaan merkittävästi työeläkealan tietojärjestelmiin ja niiden kustannuksiin seuraavan kahden vuoden aikana.

- Uudistuksen tietojärjestelmäkustannuksiksi on arvioitu yhteensä noin 20 miljoonaa euroa. Kustannuksia pystytään rajoittamaan sillä, että uudistuksen vaikutukset kohdistuvat suurelta osin koko alan yhteisiin järjestelmiin. Tällöin muutokset täytyy tehdä vain kertaalleen, ei jokaisen työeläkevakuuttajan järjestelmiin erikseen, Mikael Kulikoff korostaa.

Yhteenveto selvityksen tuloksista 2014