Tulorekisteriyksikön toiminta- ja taloussuunnitelma 2020

Lausuntomme pääkohtina toteamme seuraavaa:

• Tulorekisteriyksikön tärkeimmät tehtävät ovat tulotietojärjestelmän toimi­vuuden takaaminen sekä tulorekisterin kautta tapahtuvan ilmoit­tamisen kokonaisprosessin toimivuuden varmistaminen ja kehittäminen. Kokonais­prosessin toimivuus pitää huomioida Tulorekisteriyksikön tulostavoitteissa ja mittareissa.
• Yhteistyömallien kehittämistä pitää jatkaa. Erityisesti näemme tarvetta säännölliselle operatiivisen toiminnan kehittämisyhteistyölle Tulorekisteri­yksikön ja keskeisten sidosryhmien kesken.
• Pidämme oikeana tulorekisterin kehittämisessä tehtyä painotusta keskittyä vuosina 2019 ja 2020 toiminnan vakauttamiseen ja siinä sidosryhmien tar­pei­den huomioimiseen sekä toisaalta valmiuteen toimintakentän laajenemiseen vuosien 2020 ja 2021 käyttöönotoissa.

Tulorekisteriyksikön perustoiminta ja toiminnan painopisteet

Tulorekisteriyksikön tavoitteiden asetanta on suunnitelman luvun 2.2 mukaan johdettu Verohallinnon strategiasta. Työeläkeala pitää tärkeänä, että tavoitteiden asetannassa huomioidaan tämän lisäksi myös yhteiskunnalliset tavoitteet, jotka on kirjattu tulotietojärjestelmästä annetun lain perusteluissa ja hankkeen aikaisissa suunnitelmissa. Näitä tavoitteita ovat muun muassa

• Tulorekisteri yksinkertaistaa ja selkeyttää työnantajien ilmoittamisvelvollisuuksia. Tulorekisteri vähentää työantajien hallinnollista taakkaa.
• Tulorekisteri tarjoaa viranomaisille ja julkista tehtävää hoitaville reaaliaikaisen pääsyn tulonsaajia koskeviin kattaviin palkka- ja etuustulotietoihin. Reaaliaikaisuuden pitää tarkoittaa, että käyttäjät saavat tiedot siinä aikataulussa, jolla ne kyseisiä tietoja omassa päätöksenteossaan tarvitsevat.
• Tulorekisteri automatisoi tulorekisterin tiedon käyttäjien prosesseja ja tarjoaa ajantasaisen tietovarannon palkka-, etuus- ja eläketiedoista tiedon käyttäjien omia päätöksentekoprosesseja varten.
• Rekisterinpitäjänä Tulorekisteriyksiköllä on myös velvollisuus edistää rekisterin tietojen virheettömyyttä.

Näiden yhteiskunnallisten tavoitteiden tulee näkyä myös Tulorekisteriyksikön tavoitteissa ja mittareissa, sillä muuten niiden toteutumista ei seurata eikä arvioida.

Tulorekisteriyksikön asiakaskäsitettä ei ole suunnitelmassa mitenkään kuvattu, mutta näemme, että sillä pitää tässä yhteydessä tarkoittaa laajasti kaikkia tiedon tuottajia ja käyttäjiä. Kun luvussa 2.2 määritetään tavoitteiksi ensinäkin tulorekisterin toiminnan prosessien vakauttaminen vastaamaan sen sidosryhmien tarpeita ja toisaalta asetetaan yksikön toiminnan tavoitteeksi toimintavarma, laadukas ja asiakaslähtöinen palvelu, näemme edelleen yhdeksi keskeiseksi Tulorekisteriyksikön tehtäväksi palkkatietojen ilmoittamisen kokonaisprosessin toimivuuden varmistamisen ja kehittämisen. Vuodesta 2021 eteenpäin vastaava tehtävä koskee myös etuustietojen ilmoittamisen kokonaisprosessia.

Kokonaisprosessin toimivuudella tarkoitamme sitä, että tietovirta ilmoittajalta tulorekisteriin ja sieltä eri tiedon käyttäjille on sujuva, tarkoituksenmukainen ja mahdollisimman virheetön. Kokonaisprosessin toimivuuteen liittyy myös tiedon tuottajien ja käyttäjien tarve täsmäyttää tiedot suhteessa tulorekisteriin. Työeläkealalla tämä tarkoittaa tulorekisterin tietojen täsmäyttämistä ansaintajärjestelmää vasten sekä etuustietietojen täsmäyttämistä tiedon tuottajan roolissa. Työeläkealan on pystyttävä osoittamaan ja tarvittaessa selvittämään tietojen oikeellisuus vakuutusmaksuja määrättäessä ja eläkettä laskettaessa.

Pidämme hyvinä toimintasuunnitelmassa kuvattuja mittareita. Näiden lisäksi ehdotamme, että kokonaisprosessin toimivuuden ja laadun seurantaan kehitetään yhdessä Tulorekisteriyksikön ja tiedon käyttäjien kanssa mittaristo, joka kokoaa yhteen eri toimijoiden keskeisiä havaintoja. Keskeisiä seurattavia asioita ovat tiedon virheettömyys ja tulorekisterin suorituskyky.

Mittareiden seurannassa ja niistä tehtävien kehitystoimenpiteiden suunnittelussa odotamme Tulorekisteriyksiköltä avointa ja läpinäkyvää toimintaa sidosryhmien suuntaan. Emme näe syytä, miksi Tulorekisteriyksikkö ei kertoisi myös luvussa 2.2.5 kuvattujen toiminnan seurannan mittareista sidosryhmille.

Tulorekisteriyksikön sidosryhmäyhteistyö

Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelun toimivuus on tulorekisteri-ilmoittamisen sujuvuuden ja ilmoitusten oikeellisuuden kannalta tärkeässä roolissa. Siksi asiakaspalvelun hyvä tavoitettavuus on kokonaisuuden toiminnan kannalta merkityksellistä.

Työeläkeala on päässyt tänä vuonna järjestämään koulutusta tulorekisterin asiakaspalvelulle. Ehdotamme, että asiakaspalvelun vuosittainen koulutus keskeisten tulorekisterin sidosryhmien asioista otettaisiin pysyväksi käytännöksi.

Yhteistyöfoorumit

Yhteistyötapojen ja tarvittavien foorumeiden kehittämistä pitää jatkaa. Ehdotamme, että luvussa 3.2.2 kuvatun yhteistyöverkoston lisäksi perustetaan keskeisten sidosryhmien (mm. Vero, Kela ja työeläkeala) välille operatiivisten asioiden työryhmä, joka kokoontuu säännöllisesti. Vain säännöllisellä toiminnalla voidaan luoda edellytykset tulorekisterin kehittämisessä tarvittavien yhteisten käsitysten ja tulkintojen luomiseen.

Luvussa 3.2.2 kuvatun yhteistyöverkoston toiminta on rajoittunut liian paljon sähköisen työtilan käyttöön. Sillä on toki sijansa yhteistyössä ja siksi sähköisen työtilan käyttöä tulee edelleen kehittää vuorovaikutteisempaan suuntaan. Myös toimialakohtaiselle kehittämisyhteistyölle on sijansa.

Erikseen ehdotamme, että eri sidosryhmiä koskevien lakimuutosten käsittelylle luodaan oma prosessi mahdollisimman pian. Prosessi on syytä miettiä ennakkoon, sillä lakimuutoksista aiheutuvat muutostarpeet pitää pystyä ottamaan mukaan muuhun kehityssuunnitelmaan joustavasti sillä aikataululla, mitä säädökset edellyttävät.

Viestintä

Pidämme erittäin hyvänä ja tärkeänä, että toimintasuunnitelmassa on erikseen huomioitu viestinnän tärkeys osana tulorekisterin tuotantoa, kehittämistä ja toteutusta. Suunnitelmassa kuvatun lisäksi odotamme, että tiedon käyttäjille tarjotaan nykyistä tarkempaa tietoa

• tuotannon havainnoista, virhetilanteista ja miten ne vaikuttavat eri käyttäjäryhmien tulorekisterin käyttöön
• tunnetuista puutteista tulorekisterin toiminnassa
• havaintojen käsittely- ja korjausaikatauluista.

Tiedon käyttäjille on tärkeä tietää, millä aikataululla tunnettuja virheitä ja puutteita ollaan korjaamassa, sillä korjauksilla tai niiden viivästymisellä on merkitystä tiedon käyttäjien omien tietojärjestelmien ja prosessien kehittämiseen ja toimintaan. Jos tieto tulorekisterin korjauksista tulee vasta niiden ollessa tuotannossa, on tilanteiden selvittämisessä ja vaihtoehtoisten toimintamallien kehittämisessä aiheutunut usein turhaa työtä.

On myös tärkeää, että Tulorekisteriyksikössä ja tässä suunnitelmassa on tunnistettu, että kaikkia tilanteita ei voi jakaa avoimesti edes tietyn käyttäjäryhmän kesken. Kuitenkin jos tiedossa oleva virhe tai havainto voi vaikuttaa myös muihin toimijoihin, tulee Tulorekisteriyksikön viestiä tilanteesta yleisellä tasolla myös muille.

Tulorekisterin kehittäminen

Pidämme oikeana tulorekisterin kehittämisessä tehtyä painotusta keskittyä vuosina 2019 ja 2020 toiminnan vakauttamiseen ja siinä sidosryhmien tarpeiden huomioimiseen sekä toisaalta valmiuteen toimintakentän laajenemiseen vuosien 2020 ja 2021 käyttöönotoissa. Osana tulorekisterin toiminnan vakauttamista näemme tärkeänä, että 2. vaiheen tiedon käyttäjien tullessa mukaan tulorekisterin suorituskykyä parannetaan edelleen. Lisäksi näemme tärkeänä, että pystytään hallitsemaan mahdolliset uusien tiedon käyttäjien havaitsemat tulorekisteriin ilmoitettujen tietojen korjaustarpeet tulorekisterin muun toiminnan häiriintymättä. Toiminnan vakauttamisessa haluamme edelleen korostaa myös tietojen oikeellisuuden varmistamista.

Näemme tärkeäksi, että muutos- ja kehitysehdotusten käsittely on läpinäkyvää sidosryhmien suuntaan. Tiedonkäyttäjät ja tuottajat tarvitsevat tietoa muutosten etenemisestä oman toimintansa ja järjestelmiensä kehittämistä varten. Vuosimuutosten osalta Tulorekisteriyksikkö on luonut toimivan menettelytavan. Ehdotamme, että vuosimuutosten välillä tehtävässä kehitystyössä otetaan myös käyttöön vastaava menettelytapa, jotta myös tähän kehitysprosessiin saadaan läpinäkyvyyttä ja tätä kautta tietoa tulorekisterin sidosryhmille.

Luvussa 4.2 luetellut kehittämiskohteet ovat mielestämme kaikki tärkeitä asioita. Kehitystoimenpiteiden toteutuksessa odotamme Tulorekisteriyksiköltä avointa ja läpinäkyvää toimintaa sidosryhmien suuntaan.

Resurssit

Pidämme hyvänä, että yksikön henkilötyövuosikehystä vuodelle 2020 on kasvatettu siitä, mitä keväällä esitettiin.