EläkeExpress -päättäjäuutiskirjeen vastaanottajarekisteri
EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteriseloste.
Rekisterinpitäjä
Työeläkevakuuttajat Tela ry
Kalevankatu 20
00100 Helsinki
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Rekisterin nimi
EläkeExpress -päättäjäuutiskirjeen vastaanottajarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Päättäjäuutiskirjeen lähettäminen Telan toimintaan kiinteästi liittyvien sidosryhmien keskeisille edustajille.
Henkilötietoja voidaan lisäksi käyttää päättäjäuutiskirjeen vastaanottajarekisterin (ja kirjeen lukijamäärien) analysointiin ja tilastointiin.
Tietoja ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Telan oikeutettuun etuun.
Rekisteröityjen ryhmät
Rekisteriin tallennetaan seuraavien sidosryhmien edustajia päättäjäuutiskirjeen vastaanottajaksi:
- kansanedustajat ja heidän avustajansa
- ministerit, ministereiden valtiosihteerit ja erityisavustajat
- eduskuntaryhmien ryhmäkanslioiden työntekijät
- työeläkejärjestelmää koskevia asioita käsittelevien valiokuntien valiokuntaneuvokset
- työeläkejärjestelmää koskevia asioita käsittelevien ministeriöiden kansliapäälliköt ja keskeiset virkamiehet
- ammatti- ja työnantajajärjestöjen työeläkejärjestelmän kannalta keskeiset henkilöt
- Telan keskeisissä toimielimissä mukana olevat jäsenten edustajat.
Päättäjäuutiskirjeen vastaanottajat valikoituvat heidän yhteiskunnallisen asemansa sekä organisaatioiden ja henkilöiden työ- tai virkatehtävien kautta.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan sidosryhmien edustajista ja Telan jäsenten henkilöstöstä seuraavat henkilötiedot:
- henkilön nimi
- työsähköpostiosoite ja mahdollisesti työpuhelinnumero
- henkilön edustama organisaatio (myös mahdollinen osasto ja/tai yksikkö organisaatiossa)
- henkilön asema organisaatiossa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään yleisesti saatavilla olevista lähteistä, pääasiassa organisaatioiden verkkopalveluista.
Henkilötietojen vastaanottajat
Tela ei luovuta tietoja oman toiminnan ulkopuoliseen käyttöön muuten kuin lainsäädännön sitä edellyttäessä.
Henkilötietojen säilytysaika tai kriteerit säilytysajan määrittämiselle
Tiedot poistetaan, kun rekisteröity ei enää kuulu Telan toiminnan kannalta keskeisiin sidosryhmiin. Rekisterin ajantasaisuus tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.
Tiedot poistetaan vastaanottajarekisteristä myös, jos henkilö ilmoittaa halustaan poistua päättäjäuutiskirjeen vastaanottajista.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity saa erikseen pyytämällä tutustua häntä itseään koskeviin tietoihin ja hänellä on oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelyä siltä osin, kuin tietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.
Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käsitellä automaattisesti eikä käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Oikeus peruuttaa suostumus
Henkilötietojen käsittely perustuu Telan oikeutettuun etuun. Päättäjäuutiskirjeen vastaanottajilta ei ole pyydetty erikseen suostumusta.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa kieltäytyä päättäjäuutiskirjeen vastaanottamisesta, jolloin hänen tietonsa poistetaan kirjeen vastaanottajarekisteristä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
Henkilötietojen suojaaminen
Rekisteriä ylläpidetään ja suojataan erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoon rajataan käyttöoikeuksin.
Henkilötietojen käsittelijänä toimiva kolmas osapuoli (CRM-järjestelmä) vastaa rekisterin suojaamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen mukaisesti.