Dialogi yhteisen kehittämisen ytimessä
Yhteiskehittäminen tuo varmasti monelle mieleen värikkäiden post it -lappujen täyttämiä ideapalavereja ja osallistavia työpajoja, lyhyesti ilmaistuna yhdessä tekemistä. Näin mekin olimme suunnitelleet, kun työyhteisömme aloitti viime tammikuussa kehittämään sähköistä työympäristöä yhteisen työmme tarpeisiin. Yllättäen projektin riskikarttaan kirjattiin korona. Kuinkas sitten kävikään?
Projektin startatessa me projektipäälliköt, minä ja Mikael Kulikoff tiesimme vain, että tavoitteenamme oli luoda telalaisten tarpeisiin soveltuva työskentely-ympäristö. Mutta millainen se konkreettisesti olisi?
Oli sanomattakin selvää, että tarvitsemamme tieto löytyisi henkilöstöltä. Näin hahmottui se, että tarvitsimme koko henkilöstön kehittämään vanhan intran korvaajaa. Pienen työyhteisömme ansiosta pystyimme tarjoamaan kaikille mahdollisuuden vaikuttaa projektin tavoitteisiin ja ratkaisuihin.
”Yhteiskehittämisen ja dialogin ansiosta saimme esille monia sellaisia asioita, joita emme olisi itse osanneet pohtia.”
Saadaksemme telalaisten näkemykset, tarpeet ja toiveet uudesta työskentely-ympäristöstä esiin, valitsimme projektin työtavaksi dialogin. Sen avulla pystyimme kasvattamaan yhteistä ymmärrystämme konkreettisista tavoitteista, kun keskityimme kuuntelemaan, kysymään, keskustelemaan ja havainnoimaan yhdessä kollegoiden kanssa. Yhteiskehittämisen ja dialogin ansiosta saimme esille monia sellaisia asioita, joita emme olisi itse osanneet pohtia ja kerättyä kattavasti kehitystarpeita. Yhteiskehittäminen rikastutti projektia ja sitoutti telalaiset alusta asti mukaan.
Kartoituksen aikana telalaiset osallistuivat huoliklinikalle, jossa jokainen sai kertoa aiempaan työympäristöön liittyviä huoliaan ja myös toiveitaan tulevasta työskentely-ympäristöstä. Näiden tulosten perusteella kutsuimme syvähaastatteluun neljäsosan henkilökunnasta ja pidimme johtoryhmälle oman dialogityöpajan. Dialogissa osallistujat jakoivat kokemuksiaan ja näkemyksiään, joiden ansiosta tarkentuivat tavoitteemme siitä, millaisen työskentely-ympäristön tarvitsisimme.
Arvosta osallistujien aikaa
Modernit työtavat -projektimme perustui yhteiskehittämiselle ja dialogille, mikä merkitsi sitä, että projekti haukkasi vuoden aikana jokaisen telalaisen kalenterista tietyn siivun. Projektiin sitoutumista helpotti se, että kaikki halusivat toimivan työskentely-ympäristön vanhentuneen tilalle. Kenenkään kalentereihin ei kuitenkaan ilmestynyt tyhjästä vapaata tilaa, vaan jokaisen piti priorisoida yhteinen projektimme jo ennalta täysiin kalentereihinsa. Aika on kallisarvoisin omaisuus mitä meillä on, stoalainen filosofi Seneca on opettanut. Samalla, se on tärkeintä mitä voimme toisillemme antaa. Miten me projektipäälliköinä pystyimme vaalimaan näin merkittävää panostusta työyhteisöltä?
Projektin keskeisenä oppina voimme todeta, että onnistumista määrittelee pitkälti se, miten osallistujien antamaa aikaa arvostetaan. Onko aikaa käytetty sovitusti ja oikeisiin asioihin? Tämän voi mitata osallistujien kuormittuneisuudessa. Ajankäytön huomioimista voidaankin pitää punaisena lankana, joka näkyy niin suunnittelussa, läpinäkyvyydessä kuin projektin hallinnassakin. Meidän projektissamme ajankäyttöä pyrittiin hallitsemaan suunnittelemalla ja viestimällä hyvissä ajoin, milloin, missä ja mihin keidenkin osallistujien aikaa tullaan tarvitsemaan. Näin osallistujat pystyivät varautumaan ja suunnittelemaan omia töitään.
Oman mutkansa matkaan toi korona, joka vei meidät etätyöskentelyyn juuri, kun aloitimme varsinaisen kehitystyön. Kehittäjätiimi kokoontui säännöllisesti videokokousten välityksellä työpajoihin. Kehittäjätiimin ennakkotehtävät, työpajojen ja koulutusten materiaalit ja ohjaus suunniteltiin telalaisten lähtökohdista käsin ja sanoitettiin meidän kielellemme. Pedagogisuutta hyödyntämällä osallistujat pääsivät nopeammin sisälle työskentelyyn ja pystyivät tuomaan omat vahvuutensa yhteiseen työhömme.
Työpajoissa käytimme dialogisia menetelmiä, jotta jokainen sai tasapuolisesti aikaa ja rauhassa kertoa omat näkemyksensä ja ideansa. Otimme myös käyttöön jokaisen työpajan lopuksi reflektointikierrokset, jolloin jokainen summasi fiiliksensä ja toiveensa sekä kehitysehdotuksensa jatkotyöskentelylle. Reflektointikierrokset pidettiin mukana myös koko henkilöstön koulutuksissa, sillä niiden ansiosta meillä projektipäälliköillä oli mahdollisuus saada tietoa oppimisesta ja mitä asioita olisi projektissa jatkossa otettava huomioon.
Kannattiko satsaus?
Yhteiskehittäminen ja dialogi eivät ole kevyimpiä tapoja viedä projekteja maaliin, mutta varmasti antoisimpia. Ne mahdollistavat sen, että voidaan saada aikaan haluttua muutosta, koska osallistujat saavat vaikuttaa yhteiseen työhön. Osallistava työskentely auttoi työyhteisöämme ymmärtämään ja tuottamaan kokonaisvaltaisen näkemyksen siitä, millainen meidän Teamsimme tulee olla, jotta voimme tehdä yhdessä työtä joustavasti niin toimistolla kuin etänäkin. Projektin ansiosta etätyöhön toi mielekkyyttä se, että tiesi saavansa säännöllisesti kohdata ja työskennellä yhdessä muiden telalaisten kanssa koronasta huolimatta.
Käytimmekö saadun ajan vastuullisesti? Palautekeskustelujen perusteella projekti työllisti, mutta sen tuoma kuormitus ei ollut kohtuutonta. Palkitsevinta oli kuulla osallistujilta, että he olisivat käytettävissä tuleviinkin projekteihin. Tämä antoi varmistuksen, että jokaisen antamaa aikaa oli hyödynnetty tarkoituksenmukaisesti.
Kommentit