Tulorekisterihankkeella tavoitellaan miljoonasäästöjä

Työnantaja on velvollinen tekemään lukuisia ilmoituksia maksetusta ansiotulosta kuten palkasta eri tahoille, eri sisältöisinä ja eri aikataulujen mukaan. Tietoja kaipaavat muun muassa

• verottaja
• työeläke- ja tapaturmavakuuttajat
• Työttömyysvakuutusrahasto ja
• Tilastokeskus.

Näiden säännöllisten ilmoitusten lisäksi esimerkiksi etuuksien hakemiseen tarvitaan palkkatodistus. Ilmoitusten ja todistusten perustana on työntekijälle maksettu palkka, yksi tieto, jota työnantajan pitää jalostaa moneen kertaan eri muotoon. Tulorekisterin avulla moninkertaisesta ilmoittamisesta siirrytään maksukertaan sidottuun yhteen ilmoitukseen, jossa tulotiedot on eritelty niin, että niissä on riittävä informaatio niitä tarvitseville tahoille.

Ilmoitusten keskittäminen vapauttaa työaikaa jokaiselta työnantajalta. Pitkällä aikavälillä säästöjä katsotaan syntyvän myös tietoa tarvitsevien organisaatioiden suunnalla, kun omista tulotietojen rekistereistä voidaan siirtyä käyttämään keskitettyä rekisteriä.

Kansallinen tulorekisteri on osa hallituksen suurempaa tavoitetta tehostaa ja lisätä työn tuottavuutta yhteiskunnassa. Hankkeen organisoinnista ja asettamisesta vastaa valtiovarainministeriö.

Työeläkevakuuttajilla erityisiä tarpeita

Työeläkevakuuttajien mukaan lähdöstä tulorekisteriin ei ole vielä tehty päätöstä. Työeläkevakuuttamisen kannalta tietojen välitystapa ei ole kynnyskysymys. Työeläkevakuuttajille on tärkeää, että työnantajat pystyvät hoitamaan ilmoitusvelvollisuutensa sujuvasti ja kustannuksiltaan tehokkaasti.

Uudistuksen läpiviennissä on huolehdittava, että työnantajille koituu järjestelystä todellista hyötyä eikä uusi tapa aiheuta tietojen käyttäjälle uusia kustannuksia nykyjärjestelmiin verrattuna.

Kuten kaikilla tulotietojen käyttäjillä myös työeläkevakuuttajilla on erityisiä tarpeita tietoihin liittyen. Tulorekisterihankkeen suunnitelmissa on varauduttu selvittämään ja mahdollisuuksien mukaan yhdenmukaistamaan eri osapuolten tarpeita.

Toteuttamisessa on muistettava, ettei kaikkia alakohtaisia tarpeita voida yhdenmukaistaa. Muista käyttäjätahoista selvästi poikkeavana esimerkkinä voi mainita henkilön työeläkkeiden laskentaan käytettävien ansaintatietojen lähes ihmisen eliniän mittaisen säilytysajan.

Työeläkejärjestelmässä on käytössä alan yhteinen Ansaintarekisteri, johon nykyisin talletetaan kaikki työeläkkeisiin oikeuttavat ansiotiedot henkilön koko työhistorian ajalta. Se ei ole pelkkä tietovarasto vaan siihen on rakennettu vakuuttamiseen ja eläkekäsittelyä varten palveluita, joita kukin työeläkelaitos käyttää toiminnassaan. Näiden uudelleen luominen kansalliseen tulorekisteriin ei olisi ensivaiheessa järkevää.

Työeläkevakuuttamisen mukaantulon lähtökohtana on, että työnantajat pystyisivät ilmoittamaan ansiotulot yhdellä ilmoituksella tulorekisteriin, jota kautta tiedot siirtyisivät Ansaintajärjestelmään.

Onnistunut toteutus kaiken a ja o

Idea tulorekisteristä esiteltiin reilu vuosi sitten osana ICT 2015 strategiaa. Kansalliselle tulorekisterihankkeelle on asetettu kovat odotukset. Kehysriihen päätöksessä hankkeelle on kaavailtu vähintään kolmen vuoden toteutusaikaa. Aikataulussa on otettava huomioon sidosryhmien valtava määrä ja erilaiset, usein lainsäädäntöön perustuvat tarpeet tulotiedoille.

Onnistuneen läpiviennin ja lopputuloksen kannalta hankkeessa on syytä erityisesti huomioida käyttäjälähtöisyys, joka on tietojärjestelmäkehityksessä aina tärkeää. Kaikkien käyttäjäryhmien näkökulmista on huolehdittava. Hankkeen valmisteluvaiheessa huomio on keskittynyt pääosin tulotietojen ilmoittajiin, mutta tietojen käyttäjien tarpeet on pidettävä vähintään yhtä merkittävässä roolissa.

Tulorekisteriä rakennettaessa palkkakoodisto pitäisi laajentaa tulokoodistoksi. Tietojen käyttäjien – ja miksei myös ilmoittajien – kannalta toinen suuri kokonaisuus on saada ilmoituksissa olevien virheiden korjaus toimimaan hallitusti, keskitetysti ja täten kustannuksiltaan tehokkaasti. Korjausvastuut on sovittava kuten muut tiedon omistajuuteen liittyvät vastuut.

Monia kysymyksiä pohdittavana

Kansallinen tulorekisteri ei ole pelkästään tietojärjestelmähanke. Siihen liittyy toimintatapojen ja käsitteiden muutoksia, joista osa pitää tehdä lainsäädäntöön. Muutokset vaativat eri sidosryhmiltä valmiutta miettiä omia käytäntöjään, tarpeitaan ja missä voidaan tulla muita vastaan yhteisen hyvän saavuttamiseksi.

Yhteen rekisteriin ei ole järkevää rakentaa eri hallinnonalojen ja toimialojen palkka-, puhumattakaan tulokäsitteiden yhdistelmää. Tärkeää olisi löytää pienin yhteinen nimittäjä, jolla kaikki pystyisivät itselle kuuluvat tehtävänsä hoitamaan.

Tulorekisterin toteuttaminen hallitusti, kustannustehokkaasti ja järkevässä aikataulussa vaatii hankkeen jakamista sopiviin toteutuskokonaisuuksiin. Tavoitetilaan ei voida harpata yhdellä loikalla.

Miten rajataan ja vaiheistetaan tekemistä niin, että ilmoittajat saavat alusta alkaen hyötyä uudesta menettelystä ilman että kokonaisuuden toteuttaminen kasvaa liian isoksi? Päästäänkö helpommin liikkeelle rajatulla ilmoittajajoukolla vai tietojen käyttäjäjoukolla? Mistä löytyy viisastenkivi?